BAB I Konsep Dasar Sistem

BAB I

Konsep Dasar Sistem

1.1  Konsep Dasar Informasi dan Sistem Informasi

A.    Konsep Dasar Informasi

·         Definisi Informasi : adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi yang menerimannya. Menurut Raymond Mcleod informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Secara umum informasi dapat di definisikan sebagai hasil pengolahan data dalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimannya.

Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.

Definisi Data : merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu metode untuk menghasilkan informasi.

Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Fungsi-fungsi informasi adalah sebagai berikut :

a.       Untuk meningkatkan pengetahuan bagi si pemakai

b.      Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan pemakai

c.       Menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari sesuatu hal.

·         Mutu Informasi

Kualitas informasi : Kualitas informasi bisa terhadap error, karena kesalahan cara pengukuran dan pengumpulan, kegagalan mengikuti prosedur prmrosesan, kehilangan atau data tidak terproses, kesalahan perekaman atau koreksi data, kesalahan file histori atau master, kesalahan prosedur pemrosesan ketidak berfungsian sistem. Informasi yang berkualitas tergantung dari 3 (tiga) hal : harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan.

1.      Informasi harus akurat

Informasi harus terbebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bias dan tidak menyesatkan.

Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah sistem informasi yaitu :

·         Kelengkapan (completennes) Informasi

·         Kebenaran (correctness) Informasi

·         Keamanan (scurity) Informasi

2.      Informasi harus tepat waktu

Informasi yang datang kepada penerimanya tidak boleh mengalami keterlambatan. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan.

3.      Informasi harus relevan

Informasi mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang berbeda-beda.

Nilai informasi : Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini berarti bahwa bila tidak ada pilihan atau keputusan informasi menjadi tidak di perlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang yang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang.

Parameter untuk mengukur sebuah nilai informasi tersebut dapat di tentukan dari dua hal pokok yaitu :

1.      Manfaat dari informasi tersebut

2.      Biaya untuk mendapatkan informasi

Suatu Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif di bandingkan dengan biaya untuk mendapatkanya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat di taksir keuntunganya dengan satuan nilai uang tetapi dapat di taksir nilai efektivitasnya.

B.     Konsep Dasar Sistem Informasi

·         Definisi Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.

Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan.

Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.

Informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi harus mempunyai persyaratan umum sebagai berikut :

a.       harus diketahui oleh penerima sebagai referensi yang tepat

b.      harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses pembuatan / pengambilan keputusan

c.       harus mempunyai nilai surprise, yaitu hal yang sudah diketahui hendaknya jangan diberikan

d.      harus dapat menuntun pemakai untuk membuat keputusan. Suatu keputusan tidak selalu menuntut adanya tindakan.

Sistem informasi harus mempunyai beberapa sifat seperti :

a.       Pemrosesan informasi yang efektif. Hal ini berhubungan dengan pengujian terhadap data yang masuk, pemakaian perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai

b.      Manajemen informasi yang efektif. Dengan kata lain, operasi manajemen, keamanan dan keutuhan data yang ada harus diperhatikan

c.       Keluwesan. Sistem informasi hendaknya cukup luwes untuk menangani suatu macam operasi

d.      Kepuasan pemakai. Hal yang paling penting adalah pemakai mengetahui dan puas terhadap sistem informasi

·         Komponen-komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

1.      Komponen input

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar.

2.      Komponen model

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3.      Komponen output

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

4.      Komponen teknologi

Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5.      Komponen hardware

Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.

6.      Komponen software

Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

7.      Komponen basis data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).

8.      Komponen kontrol

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur
terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

1.2  Konsep Dasar Pengembangan Sistem Informasi

·         Definisi Pengembangan Sistem Informasi

Pengembangan sistem informasi sering disebut proses pengembangan sistem (System Development). Terdapat beberapa definisi mengenai pengembangan sistem informasi diantaranya adalah:

1.      Aktifitas untuk menghasilkan sistem informasi berbasis computer untuk menyelesaikan permasalahan  (problem) organisasi atau memanfaatkan kesempatan (opportunities) yang timbul.

2.      Kumpulan kegiatan para analis sistem, perancang, dan pemakai yang mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi.

3.      Tahapan kegiatan yang dilakukan selama pembangunan sistem informasi.

4.      Proses merencanakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem informasi dengan menggunakan metode, teknik, dan alat bantu pengembangan tertentu.

Pengembangan sistem (systems development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini:

1.      Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama.

2.       Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.

3.      Kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya harta kekayaanperusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin.

4.      Kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin.

5.      Tidak efisiennya operasi.

6.      Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.

7.      Pertumbuhan organisasi.

Sebuah sistem informasi adalah untuk mengatur manusia dan komponen-komponenmesin, dan prosedur-prosedur yang saling berkaitan untuk mendukung kebutuhan informasi atau bisnis pada sebuah organisasi dan para pengguna sistem. Sistem tersebut tidak seperti paket program perangkat lunak aplikasi tetapi harus terlebih dahulu dikostumisasi.

·         Alasan Pengembangan Sistem

-          Adanya masalah yang timbul dari sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa:

a.       Ketidakberesan dalam sistem yang lama yang menyebabkan sistem tersebut tidak dapat beroperasi sesuai yang diharapkan.

b.      Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru.

-          Untuk meraih kesempatan–kesempatan dalam berbagai hal

-          Adanya instuksi dari pimpinan atau adanya peraturan dari pemerintah

·        Prinsip Pengembangan Sistem Informasi

1.      Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen

2.      Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar maka setiap investasi modal harus  mempertimbangkan 2 hal berikut ini :

-          Semua alternative yang ada harus diinvestigasikan

-          Investasi yang terbaik harus bernilai

3.      Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik

4.      Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem

5.      Jangan takut membatalkan proyek

6.      Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem

·         Tim Pengembangan Sistem

1        Manajer Analis Sistem

2        Ketua Analis Sistem

3        Analis Sistem Senior

4        Analis Sistem Junior

5        Pemrogram Aplikasi Senior

6        Pemrogram Aplikasi Junior

·         Pendekatan Pengembangan Sistem Informasi

1.      Pendekatan Konvensional

-          Pemahaman masalah didasarkan pada pelaksanaan prosedur kerja

-          Pelaksanaan pengembangan diawali dengan melihar alur dokumen dari satu bagian organisasi ke bagian organisasi lainnya, selanjutnya ditentukan proses – proses pengolahan datanya.

-          Secara historis digunakan untuk mengembangkan sistem pengolahan transaksi yang ada di sistem fisik.

2.      Pendekatan Funsional

-          Dekomposisi permasalahan dilakukan berdasarkan fungsi atau proses secara hiraki, mulai dari konteks sampai proses – proses paling kecil (top down)

-          Pengembangan dilaksanakan dengan melihat fungsi atau proses yang harus dilaksanakan oleh sistem, data yang menjadi masukan dan keluaran, sumber dan tujuan data, serta tempat penyimpanan data.

3.      Pendekatan Struktur Data

-          Sudut pandang pengembangan adalah struktur data dari dokumen masukan/keluaran yang digunakan alam sistem.

-          Struktur tsb. Kemudian dinyatakan secara hirarki dengan menggunakan konstruksi sequence,selection, dan repetition sampai terlihat proses pembetukannya.

4.      Infromation Enginering

-          Sistem diangun berdasarkan kebutuhan informasi enterprise

-          Pelaksanaan pengembangan diawali dengan proses perencaan strategis informasi dan analisis wilayah bisnis

-          Cakupan pengembangan adalah seluruh enterprise (enterprise-wide basis)

-          Mengaplikasikan teknik tersturktur dan automated tools.

5.      Pendekatan Objek

-          Sudut pandang pengembangan sistem dilakukan berdasarkan objek-objek yang ada dalam sistem.

-          Sistem dipandang sebagai kumpulan objek yang mempunyai atribut (data) dan operasi (layanan) yang saling berinteraksi satu dengan yang lain.

-          Setiap objek dalam sistem dapat menerima pewarisan (inheritance) dari objek lainnya.

-          Setiap objek dapat mempunyai kemampuan polimorfisme.

1.3  Konsep Dasar Perancangan Sistem Informasi

·         Konsep Dasar Perancangan

Menurut [Mul03], Perancangan adalah suatu proses penterjemahan kebutuhan pemakai informasi kedalam suatu alternatif rancangan yang diinginkan kepada pemaka informasi untuk dapat dipertimbangkan”.

Perancangan merupakan pengaflikasian berbagai macam teknik dan prinsip untuk tujuan pendefinisian secara rinci suatu perangkat, proses atau system sehingga dapat direalisasikan dalam suatu bentuk fisik.

a.      Sistem flowchart

Sistem flowchart adalah perangkat diagram grafik yang menyimpan dan mengkomunikasikan aliran data media dan prosedur proses informasi yang diperlukan dalam sistem informasi. Hal ini dilakukan dengan menggunakan berbagai simbol yang dihubungkan dengan panah-panah untuk menunjukkan kelanjutan aktivitas proses informasi. Sistem flowchart tertentu berfungsi penting sebagai media dan hardware yang digunakan dan proses yang berhubungan dengan sistem informasi. Semua itu mewakili model grafis dari sistem informasi fisik yang diperlukan atau diajukan.

Sistem ini banyak dipakai untuk menghubungkan struktur menyeluruh dan aliran sistem ke pengguna akhir karena sistem ini dapat menawarkan tampilan fisik yang berperan penting pada keterkaitan hardware dan data media. Walaupun begitu, beberapa kasus, sistem tersebut dapat digantikan dengan diagram aliran data untuk digunakan oleh analis sistem profesional, dan dengan grafik presentasi untuk berkomunikasi dengan pengguna akhir.

b.      System Procedure Diagram (flowmap)

Digunakan untuk mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses (manual atau berbasis komputer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen masukan dan keluaran).

System Procedure Diagram menggunakan simbol-simbol sebagai berikut:

c.       Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Alir Data (DAD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data pada suatu sistem atau menjelaskan proses kerja suatu sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. Secara singkatnya, DFD adalah alat pemodelan untuk memodelkan alur kerja sistem.

d.      Diagram UML (Unified Modeling Language)

UML merupakan singkatan dari “Unified Modelling Language” yaitu suatu metode permodelan secara visual untuk sarana perancangan sistem berorientasi objek, atau definisi UML yaitu sebagai suatu bahasa yang sudah menjadi standar pada visualisasi, perancangan dan juga pendokumentasian sistem software. Saat ini UML sudah menjadi bahasa standar dalam penulisan blue print software.

UML menyediakan 10 macam diagram untuk memodelkan aplikasi berorientasi objek, yaitu:

1.      Use Case Diagram untuk memodelkan proses bisnis.

2.      Conceptual Diagram untuk memodelkan konsep-konsep yang ada di dalam aplikasi.

3.      Sequence Diagram untuk memodelkan pengiriman pesan (message) antar objects.

4.      Collaboration Diagram untuk memodelkan interaksi antar objects.

5.      State Diagram untuk memodelkan perilaku objects di dalam sistem.

6.      Activity Diagram untuk memodelkan perilaku Use Cases dan objects di dalam system.

7.      Class Diagram untuk memodelkan struktur kelas.

8.      Object Diagram untuk memodelkan struktur object.

9.      Component Diagram untuk memodelkan komponen object.

10.  Deployment Diagram untuk memodelkan distribusi aplikasi.